Cara Memperkecil Ukuran Dokumen Microsoft Word
Gunakan Fitur Insert Graphic Ketimbang Copy dan PastePengguna Ms. Word cenderung menggunakan fitur Copy dan Paste untuk meng-copy gambar yang berasal dari dokumen yang sedang diedit. Copy dan paste memang praktis, tapi tidak efisien karena gambar yang di-copy akan ditempel dalam format bitmap sehingga ukuran file menjadi besar.
Gunakan fitur Insert Picture untuk menambahkan gambar ke dalam dokumen. Caranya, pilih menu Insert >> Picture. Pilih file yang hendak ditambahkan ke dalam dokumen dan klik Insert. Jika dokumen merupakan dokumen pribadi yang tidak dipindahkan atau di-copy ke lokasi lain, andan dapat menggunakan fitur Link to File (Gambar 1) sehingga gambar tidak ikut disimpan ke dalam dokumen Word. Word hanya menyimpan lokasi tempat gambar berada yang tentunya akan memperkecil ukuran file dokumen.
 |
| Gambar 1. Hanya menyisipkan link lokasi gambar. |
Fitur meng-embed (menanamkan) true-type font ke dalam dokumen memiliki kelebihan dan kekurangan. Untuk dokumen yang di dalamnya terdapat teks dengan font yang tidak standar, Anda perlu mengaktifkan fitur embed truetype font agar format font dalam dokumen tidak tersubstitusi ketika dibaca di komputer lain yang tidak memiliki font tersebut. Sayangnya, ukuran dokumen akan bertambah besar karena Word akan menyertakan font tersebut ke dalam dokumen.
Cara untuk memperkecil ukuran tanpa harus kehilangan format font adalah dengan meng-embed karakter-karakter yang digunakan pada dokumen tersebut. Yang di-embed hanya karakter yang digunakan pada dokumen tersebut. Yang diembed hanya karakter yang digunakan pada dokumen tersebut sehingga untuk karakter lain yang tidak digunakan, tidak perlu turut disisipkan dalam dokumen. Langkahnya, yaitu klik Ms. Office Button >> Word Options, pilih Save Tab di bagian kiri. Centang "Embed Fonts in the file" dan "Embed only the Characters Used in the Document (Best for Recuding File Size)".
 |
| Gambar 2. Meng-embed font khusus untuk karakter yang ada di dokumen |
Gambar dalam dokumen adalah salah satu faktor utama yang membuat ukuran dokumen menjad besar. Kemu-dahan fasilitas copy dan paste membuat kita sering melakukan copy dan paste
bukan hanya untuk teks, melainkan juga untuk gambar ke dalam dokumen begitu saja tanpa melakukan aksi compress. Dokumen yang sudah ‘bengkak’ akan menghabiskan ruang penyimpanan kita di komputer atau mungkin akan mere-potkan kita apabila kita akan mengirim dokumen tersebut melalui e-mail. Gambar yang Anda sisipkan dalam dokumen dapat Anda compress sehingga ukuran gambar tersebut mengecil dan inilah yang nantinya berpengaruh terhadap ukuran dokumen Ms. Word. Langkah untuk melakukan kompresi gambar pada Word 2010 adalah melalui Word Options (File > Options) yang kemudian akan berpindah ke bagian Advanced dan temukan section Image Size and Quality. Pastikan bahwa opsi Do Not Compress Images in File tidak tercentang dan pastikan pula opsi Discard Editing Data tercentang. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai opsi tersebut.
- Do Not Compress Images in File: Jika opsi ini tercentang, maka semua gambar yang ada di dokumen kita tidak akan dikompresi (opsi Compress tidak muncul) dan ini menyebabkan ukuran dokumen kita menjadi besar. Oleh karena itu, matikan fitur ini dengan tidak melakukan centang pada opsi ini.
- Discard Editing Data: Jika opsi ini diaktifkan, maka semua perubahan yang kita lakukan pada gambar tidak akan diingat oleh Ms. Word. Artinya, Anda tidak akan bisa melakukan undo—Ctrl+Z), tapi ini memberikan efek pada ukuran dokumen yang Anda miliki pula. Untuk hasil yang lebih baik, aktifkan opsi ini.
 |
| Gambar 3. Pilih Gambar yang hendak dikompresi |
 |
| Gambar 4. Compress Pictures Window Untuk Dokumen dalam Format .docx |
 |
| Gambar 5. Compress Pictures Window Untuk Dokumen dalam Format .doc |
- Pertama, pilihlah gambar yang ingin Anda compress dari gambar-gambar yang telah Anda sisipkan di dokumen Anda (gambar 3).
- Selanjutnya, klik gambar tersebut dan akan ada ribbonPicture Tools | Format yang muncul di bagian atas dokumen Anda. Klik ribbon tersebut atau cukup lakukan klik ganda pada gambar yang ingin Anda format, maka secara otomatis ribbon Picture Tools | Format akan aktif.
- Di sisi kiri, ada sebuah tombol Com-press Pictures. Klik tombol tersebut dan window Compress Pictures akan terbuka. Sekadar informasi, window Compress Pictures yang muncul akan berbeda apabila Anda menyimpan dokumen Anda dalam format .docx dan .doc (gambar 4 dan 5). Melalui window terse-but, Anda dapat melakukan kompresi yang sama untuk semua gambar yang ada pada dokumen tersebut dengan memilih opsi All Pictures in This Document untuk window .doc atau matikan opsi Apply Only to This Pic-ture jika Anda menggunakan format .docx. Opsi Delete Cropped Areas of Picture juga dapat Anda aktifkan jika Anda menggunakan format .doc untuk membantu proses kompresi.
- Pilih opsi kompresi yang Anda inginkan, lalu tekan Ok dan proses selesai. Gambar Anda telah terkompresi dan seharusnya ini juga akan berpe nga-ruh pada ukuran dokumen Anda.
1 comments:
Makasih gan atas informasinya..... :D
Post a Comment